Het korte antwoord
Begin met een zakelijke licentie op een taalmodel met verwerkersovereenkomst, gebruik de AI-functies die in je bestaande pakket zitten (Exact, AFAS, Twinfield) voordat je iets koopt, en automatiseer daarna de voorbereiding van dossiers en correspondentie. Het oordeel, de controle en het clientonderzoek blijven bij een medewerker. Dat is geen voorzichtigheid, dat is de eis.
Waar de tijd werkelijk weggaat
Niet in het boeken zelf, want dat doet je pakket allang grotendeels. De tijd gaat op aan het eromheen: stukken bij elkaar zoeken, controleren of een dossier compleet is, verschillen uitzoeken, klanten achter ontbrekende documenten aan zitten en hetzelfde antwoord voor de vijftigste keer typen.
Dat is precies het werk dat een gecontroleerde workflow kan voorbereiden: verzamelen, vergelijken, markeren wat ontbreekt en een concept klaarzetten. De medewerker beoordeelt en tekent.
De volgorde voor een kantoor
| Volgorde | Wat | Waarom hier |
|---|---|---|
| 1 | Zakelijke licentie op een taalmodel, met verwerkersovereenkomst | Zonder die overeenkomst mag er geen clientgegeven in. Met een gratis account heb je hem niet |
| 2 | De AI-functies die je pakket al heeft | Exact, AFAS en Twinfield bouwen dit zelf in. Gratis proberen voordat je iets koopt |
| 3 | Dossiervoorbereiding en documentcontrole | Hier zit de grootste terugkerende tijdpost, en de stappen zijn goed vast te leggen |
| 4 | Correspondentie als concept | Dezelfde vraag, dezelfde vijftig antwoorden. Nooit automatisch versturen |
Wwft-werk: wat wel en wat niet
Een workflow mag het clientonderzoek voorbereiden: stukken verzamelen, tegen een vaste lijst leggen, verschillen zichtbaar maken en een dossier klaarzetten met bronverwijzingen. Wat een workflow niet mag, is het risico bepalen, de client accepteren of een melding doen. Dat is en blijft een oordeel van een mens, en dat oordeel moet aantoonbaar zijn.
Praktisch betekent dat: elke stap vastleggen, een stopregel voor afwijkingen, en een log waaruit achteraf blijkt wie wat wanneer heeft gezien. Dat is dezelfde eis als bij elke andere controle. Zie de Wwft-workflowaudit en de cijfers over toezicht.
Wat je niet moet doen
- Clientgegevens in een gratis of persoonlijk AI-account zetten. Geen verwerkersovereenkomst, geen grond, geen verhaal richting de toezichthouder.
- Een model laten bepalen of een client een verhoogd risico heeft. Dat is een oordeel met gevolgen en het hoort bij een mens.
- Correspondentie automatisch laten versturen. Een concept is winst; een verzonden fout is een dossier.
- Een tool kopen voor een proces dat je nog niet hebt opgeschreven.
Veelgestelde vragen
Mag ik clientgegevens in ChatGPT zetten?
Alleen met een zakelijke licentie waarbij je een verwerkersovereenkomst hebt gesloten, training op je gegevens uit staat en je weet waar de gegevens staan. Met een gratis of persoonlijk account is het antwoord nee.
Kan AI het clientonderzoek overnemen?
Nee. Een workflow mag verzamelen, vergelijken en klaarzetten. Het bepalen van het risico, het accepteren van een client en het doen van een melding blijven een oordeel van een medewerker, en dat oordeel moet aantoonbaar zijn.
Werkt dit met Exact, AFAS of Twinfield?
Ja, en kijk eerst wat die pakketten zelf al bieden. Wat erbuiten valt, zijn de stappen tussen mail, documenten en het pakket in; daar bouw ik de workflow.
Wat levert dit een kantoor van tien mensen op?
Dat hangt af van je volume en je huidige tijd per dossier. Reken het na met de rekenhulp voor netto proceswaarde, of begin met de gratis procesdiagnose; dan staat het op papier voordat je iets uitgeeft.
