Documenten voorbereid. Nooit automatisch geboekt.

Het korte antwoord

De workflow leest vaste velden uit een document, legt ze naast de bron en toont de verschillen. Boeken, goedkeuren en afwijzen blijven bij een medewerker. Dat werkt bij documenttypen die steeds dezelfde structuur hebben; bij losse uitzonderingen stopt de workflow en gaat het geval naar de proceseigenaar.

Welk werk dit vervangt

In veel mkb-kantoren komt hetzelfde documenttype steeds terug: een factuur, werkbon, offerte, inschrijfformulier of bijlage bij een mail. Iemand opent het bestand, zoekt de vaste velden, typt ze over in een systeem en controleert of er iets ontbreekt. Dat overtypen is traag, foutgevoelig en lastig over te dragen als de vaste medewerker er niet is.

De workflow neemt dat voorbereidende werk over. AI-first betekent hier: eerst kijken wat een model kan voorbereiden, dan pas wie wat met de hand doet. De medewerker houdt de beslissing: klopt dit, mag dit verder, of moet iemand ernaar kijken.

Nu versus daarna

Hoe de workflow werkt

1. Document komt binnen

   Via mail, upload, gedeelde map of een bestaand pakket. Eén documenttype per implementatie, niet alle post ineens.

2. Vaste velden worden uitgelezen

   Het model haalt de afgesproken velden eruit: datum, bedrag, referentie, partij, ontbrekende bijlage. Wat niet in de scope staat, blijft buiten de workflow.

3. Vaste regels toetsen

   Code vergelijkt de velden met je eigen bestand: klantstatus, tarief, openstaand saldo, verplichte stukken. Die toets is geen vraag aan het model, zodat voor ieder geval dezelfde regel geldt.

4. Verschillen en hiaten worden zichtbaar

   De medewerker ziet het voorstel, de gebruikte bron en wat afwijkt of ontbreekt, voordat er iets wordt geboekt of verstuurd.

5. Medewerker keurt goed, past aan of wijst af

   Onzekere of afwijkende gevallen gaan naar een mens via een afgesproken escalatiepad. Elke stap wordt gelogd.

Wanneer dit past

• Hetzelfde documenttype komt vaak terug, met herkenbare velden.
• De input is digitaal beschikbaar. Papier dat eerst gescand moet worden, maakt de bouw duurder of onrendabel.
• Iemand kan uitleggen wanneer de uitkomst klopt, en uitzonderingen mogen naar een mens.
• Het bestaande pakket dekt de hele route niet. Als Exact, AFAS of een andere functie het document al uitleest en klaarzet, gebruik je die functie.

Wat je opgeleverd krijgt

• Nulmeting van documenttype, volume, minuten en fouten.
• Uitlezen van afgesproken velden voor één documenttype.
• Vergelijking met het eigen bestand in code, niet in het taalmodel.
• Een voorstel ter goedkeuring, geen boeking.
• Eindmeting en overdracht.

Systemen

Digitale documenten plus Exact, AFAS, Twinfield of een map. Als het pakket de hele route al dekt, gebruik je het pakket. Koppeling met een tweede systeem telt als scope, maximaal twee.

Gegevens en menselijke controle

Alleen de velden van dit documenttype gaan erin. Vergelijken met het eigen bestand gebeurt in code. Boeken, betalen of versturen blijft van de medewerker. De ontwerpkeuzes staan op veiligheid.

Eén proces werkend in tien werkdagen

Vanaf de afgesproken start en complete informatie: nulmeting en ontwerp, daarna bouw, test op echte documenten van dit type, eindmeting en overdracht binnen tien werkdagen. De volledige route staat op de werkwijzepagina.

Prijs

1.500 euro exclusief btw, tien werkdagen, één documenttype. Reken het na in de rekenhulp.

Wanneer ik dit niet bouw

Geen workflow voor een document dat zelden voorkomt, voor vrije tekst zonder vaste velden, of voor een route waarin AI zelf boekt, betaalt of een klant iets toezegt. Ook geen tweede documenttype in dezelfde implementatie: dat is een nieuw proces.

Wat dit voor de mensen betekent die het werk nu doen

De medewerker blijft eigenaar van de uitkomst en behandelt de gevallen die de workflow niet snapt. Het doel is minder overtypen en minder zoeken naar ontbrekende stukken, niet automatisch minder mensen. Of dat doel op jouw proces wordt gehaald, blijkt uit de nulmeting en de eindmeting. De werkwijze staat op de werkwijzepagina.

Veelgestelde vragen

Boekt de workflow zelf in Exact of AFAS?

Nee. De workflow maakt een controleerbaar voorstel: velden, ontbrekende stukken en verschillen ten opzichte van je eigen bestand. Een medewerker keurt goed voordat er iets wordt geboekt, verstuurd of toegezegd.

Wat als Exact, AFAS of een andere pakketfunctie dit al doet?

Gebruik die functie. Ik bouw nooit wat het pakket zelf al goed doet. Maatwerk is alleen het onderzoeken waard wanneer documenten, uitzonderingen en een tweede systeem samen een proces vormen dat het pakket niet afdekt.

Hoe werkt dit voor onze documenten?

Je ziet hierboven hoe AI een factuur met een inkooporder vergelijkt en een afwijking naar boven haalt. Ik bouw deze werkwijze voor jouw documenttypen, formaten en systemen.