Het korte antwoord
Orders komen per mail en pdf binnen, in een ander formaat per klant, en worden met de hand overgetypt. De workflow leest ze uit en zet een orderconcept klaar in je eigen systeem. Iemand van de binnendienst controleert en bevestigt. Dit ene proces bouwen kost 1.500 euro exclusief btw en duurt tien werkdagen.
Processen die het waard zijn om te onderzoeken
Bij technische groothandels zijn dit de overdrachtsmomenten die in het AI-startplan het bekijken waard zijn.
Mailt een vaste klant '24 stuks van dezelfde koppeling als de vorige order, levering vrijdag op project X', en zoekt de binnendienst klant, vorige order, artikelcode en projectadres bij elkaar?
Stuurt elke grote klant zijn eigen pdf-format, en worden die regel voor regel overgetypt?
Is een order vrijgegeven en blijkt dan een klantprijs of een backorder niet meegenomen?
Krijg je nieuwe prijslijsten van leveranciers? Met de gratis tool prijslijsten vergelijken zie je per artikelnummer welke prijzen veranderden en waar je marge krimpt, zonder account.
Zo loopt orderinvoer met AI, van mail tot orderconcept
Order komt binnen
Mail, pdf of vrije tekst.
Klant en referentie herkend
Uit je eigen klantgegevens.
Orderregels gestructureerd
Elke regel gekoppeld aan kandidaatartikelen.
Prijs, voorraad en klantafspraken opgehaald
Uit je ERP, nooit uit de AI.
Per regel: zeker, twijfel of geen match
De binnendienst lost alleen de twijfelregels op en geeft vrij.
Conceptorder landt
In je ERP of als los controleoverzicht; wat kan, bepaalt de diagnose.
Illustratief voorbeeld: AI in het dagelijkse werk. Een pdf-order van twintig regels: zeventien regels gekoppeld, twee regels met twee kandidaatartikelen, één regel zonder betrouwbare match. De binnendienst kijkt naar drie regels in plaats van twintig.
AI bereidt voor, de binnendienst beslist
AI bereidt voor
- order lezen en regels structureren;
- artikelen voorstellen;
- prijs en voorraad ophalen uit het ERP;
- conceptorder en conceptbevestiging maken.
De binnendienst beslist
- twijfelregels toewijzen;
- substituten en naleveringen kiezen;
- afwijkende prijsafspraken goedkeuren;
- order vrijgeven en bevestiging versturen.
Het stoppunt ligt vóór ordervrijgave. AI-first, met een mens in de lus (human in the loop): eerst kijken welk deel van de orderverwerking een AI-workflow kan voorbereiden, dan pas wie wat handmatig doet, met een binnendienst die goedkeurt en eigenaar blijft van de uitkomst.
Voordat ik iets bouw, lopen we vijf controles door: input, autoriteit, goedkeuring, uitzondering en bewijs. Elke controle geeft een uitkomst op papier, en samen bepalen ze of er gebouwd wordt, eerst hersteld of niet gebouwd. Zo werken die vijf controles.
Wat de workflow niet doet
- het ERP, de webshop of EDI vervangen;
- orders die al via EDI, OCI of webshop binnenkomen aanraken;
- zelf een prijs, korting of voorraadstand bepalen;
- een order vrijgeven zonder mens;
- een ERP-koppeling beloven vóór de diagnose.
Wanneer dit past en wanneer niet
Waarschijnlijk interessant als
- een merkbaar deel van de orderregels komt nog via mail, pdf of vrije tekst;
- het ERP heeft een API, export of importfunctie, of een controleoverzicht naast het ERP is al winst;
- de binnendienst groeit niet mee met de orderstroom.
Waarschijnlijk niet de juiste eerste workflow als
- vrijwel alle grote klanten bestellen via webshop, OCI of EDI;
- artikeldata is niet op orde;
- er is al een pdf-orderoplossing die het werk doet.
De diagnose kan ook opleveren dat automatiseren nu niet verstandig is. Dan krijg je dat advies op papier, met de reden.
Wat ik uit handen neem als je verder wilt
Na een go kies je zelf: aan de slag met de prompts, door naar de audit voor een compleet werkplan, of direct een voorstel voor de gebouwde workflow. Kies je voor bouwen, dan neem ik het hele traject uit handen.
- Je situatie en de orderstroom onderzoeken
- De audit uitvoeren
- Een concreet plan maken
- De workflow bouwen en implementeren
- De binnendienst trainen door met ze mee te werken
- Updates geven over de voortgang
- Bereikbaar blijven voor vragen, zonder factuur
Vragen stellen is gratis, tijdens en na een traject. Ik reageer op werkdagen, meestal dezelfde dag; aanvullend bouwwerk is een nieuwe afspraak. De volledige route staat op de werkwijze-pagina.
Drie opties, drie prijzen
GratisOptie 1, het AI-startplan. Minimaal 30 minuten, een inhoudelijke beoordeling, een AI-startplan met volledig advies op papier en drie kant-en-klare prompts op maat. Geen verplichting.
1.500 euroOptie 2, dit ene proces op AI. Eenmalig, exclusief btw, tien werkdagen: doorgelicht, gebouwd en getest, met een kansenkaart voor de rest van je bedrijf. Volledig verrekend als je binnen 30 dagen doorgaat naar optie 3.
4.500 euroOptie 3, het AI Operating System. Je hele bedrijf op AI, exclusief btw, in drie weken, eenmalig of 12 x 375 euro zonder opslag. Stopmoment na week één voor 1.500 euro.
Wie het doet
Ik ben Joost, uit Utrecht. Ik ben AI-specialist, gevormd bij een van de grootste banken van Nederland, waar ik met AI werk binnen afspraken over compliance, risk, privacy en IT. Voor jouw proces spreken we vooraf af wat beter moet en meten we of dat lukt, inclusief de tijd voor controle en herstel.
Beter werk. Meer resultaat.De tools, het plan en de uitvoering.
Mijn ervaring gaat van administratie en klantcontact tot marketing en complexe workflows. Jij krijgt een concreet plan, werkende toepassingen en een team dat ermee vooruit kan.
Eén specialist, één aanspreekpunt. Ik diagnoseer, bouw en verbeter de workflow zelf, en ik help kiezen welke modellen en werkomgevingen passen. Lees hoe ik werk.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik aanleveren om te beginnen?
Bijna niets. Een kort bericht met wat je bedrijf doet, hoe orders nu binnenkomen en waar je tegenaan loopt is genoeg. Je hoeft niet te weten welke AI-oplossing je nodig hebt; dat zoeken we in de diagnose samen uit. Een geanonimiseerde mailorder of pdf helpt, maar dat kan ook later.
Ons ERP kan al pdf-orders inlezen
Dan is de vraag welk deel blijft liggen: afwijkende formats, vrije tekst, klantafspraken. Is het antwoord 'niets', dan zeg ik dat in de diagnose.
Wat als de AI een verkeerd artikel kiest?
Elke regel toont hoe zeker de koppeling is. De binnendienst geeft vrij. Prijs en voorraad komen uit het ERP, nooit uit de AI.
Wij hebben MSG, Logic4 of Business Central, kan dat gekoppeld worden?
Dat onderzoek ik in de diagnose. Kan het niet via API, import of mailbox, dan werkt de workflow als controleoverzicht naast je ERP.
Hoeveel orders moeten we hebben om dit te laten lonen?
Dat rekenen we in de diagnose op jouw cijfers. Het gaat om regels via mail en pdf, niet om totale omzet.
Kan AI de orderafhandeling uit e-mail volledig overnemen?
Het voorbereidende deel wel: orders uit mail en pdf uitlezen, de regels aan artikelen koppelen en een orderconcept klaarzetten. Vrijgeven, afwijkende klantafspraken en twijfelregels blijven bij de binnendienst. Zo verdwijnt vooral het overtypen bij de orderinvoer, terwijl de orderafhandeling onder jullie controle blijft.
