Dossiers voorbereiden met AI

Het korte antwoord

De workflow verzamelt de beschikbare stukken, ordent ze, bewaart bronverwijzingen en levert een controlelijst met wat er nog ontbreekt. De beoordeling blijft bij een medewerker. Dat scheelt vooral zoektijd: het dossier is compleet voordat iemand eraan begint, en het is achteraf herleidbaar.

Het concrete probleem

Iemand opent een mail, zoekt de klant, checkt of het saldo klopt, typt ontbrekende velden in een lijst en begint daarna pas aan het antwoord. Dat werk zit in één hoofd. Als die persoon er niet is, blijft de mail liggen.

Voor wie dit is

Beslisser

Je wilt minder uren van binnendienst of administratie op hetzelfde volume, zonder een systeemvervanging en zonder dat AI zelf naar de klant mailt.

Wie het werk doet

Je wilt een dossier waarin klantstatus, ontbrekende stukken en een concept al klaarstaan, zodat jij alleen nog beoordeelt, aanvult of afwijst.

Nu versus daarna

Nu	Na oplevering
Mail openen, klant zoeken, notities verspreid	Eén dossier met bron, stamdata en hiaten
Prijs of datum wordt soms al toegezegd in de haast	Concept zonder toezegging; jij bepaalt wat eruit gaat
Onbekend waarom een mail anders is behandeld	Logging van categorie, zekerheid en regime

Wat je opgeleverd krijgt

Nulmeting van gevallen, minuten, doorlooptijd en fouten.
Eén workflow op één mailbox of kanaal, maximaal twee koppelingen.
Een dossierformat: categorie, klant, bevindingen, concept, goedkeuringsregime.
Test op echte gevallen en een eindmeting naast de nulmeting.
Overdracht van 90 minuten aan het team dat ermee werkt.

Administratie: een compleet klantdossier

Dit dossier brengt klantgegevens, afspraken en open vragen bij elkaar. De medewerker ziet meteen wat er bekend is en wat nog moet worden uitgezocht.

Voorbeeld: storing, regime voorstel ter goedkeuring. Niets is verstuurd.
Categorie	storing, urgentie hoog
Klant in bestand	K-1088, actief, openstaand saldo 1.240,50 euro
Ontbreekt	adres, telefoon, type installatie, of het om kritische koeling gaat
Vaste regel	saldo controleren voordat er geleverd mag worden; geen datum toezeggen
Vervolg	medewerker belt vandaag, plant daarna pas

Systemen

Mailbox plus een klantbestand, CRM of ERP. Exacte namen horen in de diagnose. Als jouw pakket dossiers al kant-en-klaar maakt, gebruik je dat pakket. Ik bouw de keten die ertussen zit: mail, regels, dossier, akkoord.

Gegevens en menselijke controle

Alleen velden die het dossier nodig heeft gaan erin. Stamdata wordt opgezocht in code, niet aan het taalmodel gevraagd. Goedkeuren, aanpassen of afwijzen blijft van de medewerker. Details staan op veiligheid.

Eén proces werkend in tien werkdagen

Vanaf de afgesproken start en complete informatie: nulmeting en ontwerp, daarna bouw, test op echte gevallen, eindmeting en overdracht binnen tien werkdagen. De volledige route staat op de werkwijzepagina.

Grenzen

Geen tweede documenttype in dezelfde opdracht. Geen autonome planning. Geen migratie van oude dossiers. Bijlagen in pdf of beeld horen bij documenten controleren en zijn een eigen proces.

Prijs

1.500 euro exclusief btw, tien werkdagen, één proces. Werkt het niet zoals afgesproken, dan krijg je je geld terug. Werkt de oplevering niet zoals afgesproken, dan geld terug. Reken met je eigen volume in de rekenhulp.

Veelgestelde vragen

Hoe sluit het dossier aan op onze systemen?

Ik richt het dossier in op jouw velden en systemen. De nulmeting en het werkplan bepalen welke gegevens nodig zijn en waar AI het meeste werk uit handen neemt.

Schrijft de workflow in het CRM?

Nee. De workflow maakt een dossier ter goedkeuring. Schrijven naar CRM of ERP gebeurt pas als een medewerker dat expliciet goedkeurt, of helemaal niet als die koppeling buiten de scope valt.